Rotina passo a passo do Gerente NFS-e
Abaixo delineamos um passo a passo do sistema, bem como as exigências básicas para seu uso.
O que é necessário para que o sistema possa funcionar ?
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Micro com qualquer versão do Windows a partir da versão XP.
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Conexão com a internet, de preferência banda larga.
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Certificado digital. Obrigatório para acesso aos sistemas das prefeituras.
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Internet Explorer versão 6 ou superior.
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Mais nada.
Como funciona o sistema ?
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Primeiro deve inserir o certificado digital na leitora como se vê abaixo. Sem isso nenhuma operação de envio/recebimento de NFS-e poderá ser realizada, visto que o sistema da prefeitura não poderá ser acessado: 
Os certificados digitais podem ser contratados em diversos lugares. Podemos sugerir o Serasa Experidian
As leitoras também podem se adquiridas em muitos lugares. Podemos sugerir a Pronova
Nenhuma dessas empresas têm qualquer ligação com a DQL.
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Depois deve chamar o programa.
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Após a digitação do login e senha irá surgir a tela principal do sistema: 
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A opção 1 permite que se constitua e se imprima uma NFS-e. O cadastro de um cliente novo é feito na hora. Se ele já existir na base de dados basta recuperar suas informações. Como as bases de dados ficam no computador onde está o sistema, tudo é feito de forma ágil. Ao final da inclusão dos dados da NFS-e, essa NFS-e deve ser impressa. Isso é feito pelo sistema estabelecendo comunicação com o sistema da prefeitura, enviando os dados da NFS-e e recuperando essa NFS-e aprovada e certificada pelo sistema da prefeitura, ao final de processo a nota é impressa. É bom lembrar que na primeira vez que isso ocorrer no dia, uma tela de autorização de entrada no sistema da prefeitura será mostrada, desde que o seu certificado digital esteja inserido na leitora, como foi explicado mais acima.
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A opção 2 é para gerar NFS-e em lotes para posterior envio para o sistema da prefeitura (está opção também pode ser usada para gerar uma só NFS-e). Enquanto que a opção 1 faz isso 1 a 1, e é ideal para quem precisa emitir NFS-e no balcão na frente do cliente (ex.: lavanderias), esta opção após o registro de diversas NFS-e (opção 1) envia esse movimento em lote para o sistema da prefeitura.
Ex.: foram constituídas as NFS-e 120, 121 e 122. Apenas constituídas, mas não emitidas, portanto ainda não foram para o sistema da prefeitura, onde vão realmente ser certificadas e ter validade. Agora, usando esta opção, essas NFS-e serão geradas e gravadas em um arquivo padrão para posterior envio ao sistema da prefeitura.
Uma observação importante. Enquanto não se enviar uma NFS-e para o sistema da prefeitura, e ele não é certificado e aprovado, na realidade ainda não existe essa NFS-e. O que existe é um RPS (Recibo Provisório de Serviços). Para simplificar estamos chamando tudo de NFS-e.
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A opção 3 é para efetivamente enviar o arquivo com as NFS-e gerado acima para o sistema da prefeitura. Esse arquivo obedece a um padrão. Isso quer dizer que pode ser enviado por qualquer outro programa que se conecte com o site da prefeitura e possa fazer essa tarefa. Com isso você não fica dependente exclusivamente do nosso programa.
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A opção 4 recupera todas as NFS-e emitidas por você, prestador de serviços, e as inclue na base de dados. Isso permite a emissão de relatórios e segundas vias das NFS-e emitidas, sem precisar se conectar com o sistema da prefeitura.
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A opção 5 recupera todas as NFS-e recebidas por você, tomador de de serviços, e as inclue na base de dados. Isso permite a emissão de relatórios e segundas vias das NFS-e recebidas, sem precisar se conectar com o sistema da prefeitura.
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A opção 6 dá a opção de enviar uma NFS-e constante da base de dados por e-mail para o cliente. Como essa NFS-e já está na base de dados, não precisa se conectar com o sistema da prefeitura.
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A opção 7 oferece a possibilidade de cancelar uma NFS-e emitida por você, prestador de serviços. Esse cancelamento o mais das vezes irá resultar na emissão de uma nova NFS-e, ou seja, a opção 1 (entrada de dados) deverá ser usada.
Se a NFS-e for rejeitada pelo sistema da prefeitura um arquivo com a descrição dos erros por acaso ocorridos será gerado e mostrado para que o operador possa ter ciência do ocorrido, e possa também providenciar os acertos (normalmente de cadastros). Após esses acertos a NFS-e deve ser gerada (opção 2) e enviada (opção 3) outra vez. Se estiver usando a opção 1, deve tentar imprimir a NFS-e outra vez. Enquanto houver erros a NFS-e não será validada pelo sistema da prefeitura e por conseguinte não poderá ser impressa.
Informações mais detalhadas devem ser obtidas na Documentação eletrônica do sistema. Basta clicar no ícone ? que fica na barra de tarefas do programa (logo abaixo do menu) para que essa documentação seja mostrada.
1. empresas
As empresas que terão o Livro Lalur impresso devem ser aqui cadastradas. Daqui sairão dados importantes para a emissão do Livro, como os dados dos responsáveis pelas empresas, bem como os dados do contador. É um cadastro de suma importância e deve ser criteriosamente preenchido.
2. constituição do plano de contas (contábil)
um plano de contas já é instalado com o sistema para servir como modelo, mas o cliente está inteiramente livre para adaptá-lo às suas necessidades, ou, se preferir, criar um inteiramente novo. Não é usado diretamente pelo sistema, mas permite a integração com a Contabilidade-DQL. A sua utilização é, portanto, opcional.
3. constituição do plano de contas (lalur)
O programa já é instalado com as contas sintéticas desse plano. O cliente deve informar as contas analíticas (adições, exclusões e compensações) que necessita. Cada empresda poderá ter um plano lalur diferente. Para escritórios contábeis que necessitem imprimir o Lalur de diversas empresas, deve ser usada a opção de
copiar o plano de uma empresa para a outra. Isso além de facilitar a constituição do plano lalur de outras empresas, inclui de forma automática as contas sintéticas que o sistema uma como padrão na emissão do Livro.
4. históricos padronizados
O cliente pode, e deve, criar históricos padronizados, que irão facilitar os lançamentos lalur, na medida que longos e repetitivos textos não precisarão ser digitados. Através do código do histórico, o texto padrão é recuperado e incluído de forma automática no lançamento.
5. lançamentos contábeis do lalur
Aqui o Livro Lalur será constituído através de lançamentos de adições, exclusões e compensações.
6. fechamento
Faz o fechamento de um determinado período. Isso impede que novos lançamentos sejam efetuados em um movimento já correto. Mas esse período pode ser aberto a qualquer momento para que correções e/ou novos lançamentos sejam efetuados, só que desse modo tudo se faz de forma consciente.
